Whistleblowing

Intern klokkenluiderssysteem

In overeenstemming met Wet nr. 171/2023 Coll., betreffende de bescherming van klokkenluiders, zoals gewijzigd, heeft Canna b2b s.r.o. (hierna de "Meldingsplichtige entiteit" genoemd) een intern systeem geïmplementeerd voor het melden van onwettig gedrag (hierna het "Interne Klokkenluiderssysteem" genoemd). Dit systeem is bedoeld voor werknemers en andere personen die in het kader van hun werk of soortgelijke activiteiten informatie hebben verkregen over mogelijk onrechtmatig gedrag in de mate van artikel 2 (1) van de wet. 1 van Wet nr. 171/2023 Coll., betreffende de bescherming van klokkenluiders.

Een kennisgeving kan worden ingediend door:

• een werknemer van de meldingsplichtige entiteit;
• een persoon die een andere soortgelijke activiteit verricht voor de meldingsplichtige entiteit op grond van artikel 2, lid 1, van de wet. 3 lit. a), b), h) of i) van wet nr. 171/2023 Coll.

De meldingsplichtige entiteit sluit de ontvangst uit van kennisgevingen van personen die geen werkzaamheden of andere soortgelijke activiteiten voor haar verrichten op grond van artikel 2, lid 1, van de wet. 3 lit. a), b), h) of i) van wet nr. 171/2023 Coll.

Aanmeldingsprocedure

De meldingsplichtige entiteit staat de indiening van kennisgevingen op de volgende manieren toe:

1. Schriftelijk – door een papieren kennisgeving te sturen naar het adres van de statutaire zetel van de onderworpen entiteit met de vermelding "Niet openen – vertrouwelijk (klokkenluider)".
2. Per e-mail – door een melding te sturen naar het e-mailadres: whistleblowing@cannab2b.cz.
3. Mondeling / persoonlijk - voor de relevante persoon die een dergelijke kennisgeving in het dossier opneemt.

De bevoegde persoon is Tereza Malá, tel.no. 774 766 034, afleveradres: Příbram, Pražská 145.

Naast het interne meldingssysteem heeft de klokkenluider het recht om een melding in te dienen via het ministerie van Justitie van Tsjechië. Deze optie kan worden gebruikt op het officiële platform: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni

Bescherming en vertrouwelijkheid van klokkenluiders

• Het rapport moet informatie bevatten aan de hand waarvan de klokkenluider kan worden geïdentificeerd. Anonieme meldingen worden niet in behandeling genomen – de meldingsplichtige entiteit is daartoe niet verplicht op grond van artikel 2, lid 1, van de wet. 2 van wet nr. 171/2023 Coll. is de Ombudsman verplicht anonieme meldingen te ontvangen of te behandelen (met de uitzonderingen die in de wet zijn gespecificeerd).
• De meldingsplichtige entiteit is verplicht tot geheimhouding van de identiteit van de klokkenluider en de inhoud van de melding – alleen bevoegde personen hebben toegang tot deze informatie.
• De klokkenluider is beschermd tegen represailles (bv. beëindiging van het dienstverband, verslechtering van de arbeidsomstandigheden) voor het te goeder trouw indienen van een melding.

De meldingsplichtige entiteit heeft een interne richtlijn uitgevaardigd die de kwestie van de bescherming van klokkenluiders in detail regelt, met inbegrip van de exacte procedure voor het indienen en behandelen van meldingen. In geval van onduidelijkheid over de procedure zijn de regels van deze interne richtlijn van toepassing.

Afhandeling van meldingen en misbruik

• De betreffende persoon is verplicht om de melding te beoordelen en uiterlijk 30 dagen na de datum van ontvangst te beslissen over verdere actie.
• In het geval van complexere meldingen kan deze termijn met maximaal 30 dagen worden verlengd, maar niet meer dan twee keer – de klokkenluider moet op de hoogte worden gebracht van de verlenging van de termijn.
• Na onderzoek van de melding wordt de klokkenluider geïnformeerd over de uitkomst en de eventueel genomen maatregelen.
• Het bewust doen van een valse melding kan worden beschouwd als misbruik van rechtsbescherming en kan leiden tot disciplinaire procedures of andere juridische stappen.
• De meldingsplichtige entiteit behoudt zich het recht voor om maatregelen te nemen om haar rechten te beschermen in geval van een bewuste valse melding.